GDPR

SÅHÄR ARBETAR VI MED PERSONUPPGIFTS-POLICY OCH GDPR

Från och med 25 maj 2018 gäller en ny gemensam lag inom EU för hur personuppgifter ska hanteras inom företag och organisationer. Inom West Pride hanterar vi olika typer av personuppgifter för att leverera en årlig festival till våra besökare.  

HANTERING AV PERSONUPPGIFTER

Från och med 25 maj 2018 gäller en ny gemensam lag inom EU för hur personuppgifter ska hanteras inom företag och organisationer. 

Dataskyddsförordningen (GDPR – General data protection regulationersätter Personuppgiftslagen (PUL) och slår fast reglerna för all form av behandling av information som direkt eller indirekt kan knytas till en person. 

Inom West Pride hanterar vi olika typer av personuppgifter för att leverera en årlig festival till våra besökare. 

VAD ÄR PERSONUPPGIFTER?

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt (dvs. tillsammans med andra uppgifter) kan kopplas till en person, t ex namn, bild, rörliga bilder, personnummer, mailadress, telefonnummer, mobilnummer och adress. 

VILKA PERSONUPPGIFTER HANTERAR VI OCH VARFÖR?

Inom West Pride hanterar vi personuppgifter i olika sammanhang. Det kan röra sig om kontaktuppgifter till en volontär, kontaktperson för en avtalspart, mailadresser för utskick eller uppgifter beskrivna ovan. 

HANTERING AV PERSONUPPGIFTER I BILDER OCH RÖRLIGT MATERIAL

Vid fotografering av enskilda personer ska West Pride i möjligaste mån inhämta skriftligt samtycke från personerna i fråga. På bilder av folksamlingar eller t ex vid filminspelningar och fotografering av parader är det däremot mycket svårt att inhämta skriftligt samtycke. West Pride hävdar sin rätt att dokumentera och sprida både rörliga och stillbilder av detta slag för journalistiskt ändamål. 

VOLONTÄRER

För volontärer som arbetar med West Pride lagras uppgifter om volontären som namn, adress, mailadress, telefonnummer och bild. Uppgifterna samlas in för bemanning, säkerhet och försäkringsändamål.

 

Såhär hanteras volontärers personuppgifter

Volontären lämnar samtycke till att informationen lagras vid registrering i volontärdatabasen eller annat anmälningsformulär. Vid den årliga volontärutbildningen ingår kort information om hantering av personuppgifter och volontärerna uppmanas att kontrollera och uppdatera sina kontaktuppgifter i volontärdatabasen. I samband med detta förnyas samtycket.

Personuppgifter lagras i volontärdatabasen från festivalen volontären arbetat på samt 2 efterkommande festivaler, därefter rensas uppgifterna. Uppgifterna skyddas i volontärdatabasen genom behörighetshantering. HR och festivalledning delar ut behörighet baserat på behov till områdesansvariga och gruppledare. Efter festivalens slut avslutas behörigheterna. 

Uppgifter i arbetsmaterial under festivalen rensas av gruppchef eller områdesansvarig när festivalen är avslutad. 

Inga uppgifter lämnas ut eller säljs utanför West Pride undantaget tredjepartsleverantör av volontärutbildning. 

PERSONUPPGIFTER I AVTAL

West Pride tecknar avtal med organisationer och personer i arbetet att ta fram och genomföra en årlig festival, för det krävs en hantering av personuppgifter. 

Exempel på avtalsparter är utställare, leverantörer, föredragshållare, artister och partner. 

ANMÄLAN

Innan avtal skrivs hanteras kontaktuppgifter mellan vad som senare kan bli avtalsparter. Anmälan kan ske via hemsida för utställare, för intresserade föredragshållare för Pride House eller från en eventuell blivande partner eller sponsor. 

Personuppgifter som delas när avtal arbetas fram ses som arbetsmaterial och rensas efter festivalens slut. 

HANTERING AV PERSONUPPGIFTER I AVTAL

West Pride hanterar endast de uppgifter som krävs för att avtalen ska vara giltiga. I samtliga avtal som West Pride tecknar ansvarar respektive avtalspart för att inhämta samtycke för de personuppgifter som denne använder sig av. 

PERSONUPPGIFTER FÖR INFORMATIONSSPRIDNING

West Pride genomför ett antal olika utskick för att informera om verksamheten, bland annat genom nyhetsbrev. För detta ändamål lagras listor med mailadresser. 

För adresserna som lagras gäller att samtycke till lagringen inhämtas när mailadressen ges till West Pride första gången. Samtycke ges automatiskt vid medlemsregistrering, partnerskap ingås eller när en person mailar West Pride och ber om att få nyhetsbrev.

Samtycke återkallas genom unsubscribe av det aktuella nyhetsbrevet. 

West Pride använder bland annat verktygen MailChimp och Google Analytics för att skicka samlad information.

GALLRING OCH RENSNING

 Volontärsdatabasen rensas efter festivalens slut från volontärer som inte varit aktiva under två festivaler i rad. 

Avtalsdatabasen rensas när bokföringslagen tillåter.

Medlemsregister rensas efter två år. 

ÖVRIGT

Under festivalen hanteras personuppgifter som arbetsmaterial för att leverera festivalen. 

Exempel på detta är matbeställningar, scheman, körscheman, taxibeställningar, anmälan och registrering av utställare och föredragande på Pride House, underlagen innan avtal tecknas, bokning av resor etc. 

Kontakt

Undrar du vilka uppgifter vi har om dig, eller vill du återta ditt samtycke? Klicka på knappen nedan för att maila oss.